Guía para la gestión del tiempo: libérate del estrés y gana bienestar

En este artículo vamos a ver las claves para la gestión del tiempo de manera que podamos liberarnos del estrés y ganar en salud y bienestar.

Tenemos por delante un año nuevo, 12 meses, 52 semanas, 365 días, 8.760 horas, 525.600 minutos, 31.536.000 segundos… tiempo, mucho tiempo, ¿no crees? Sin embargo, que nos falta el tiempo para hacer esto o aquello es una de las frases que más se escucha en nuestros días. Y no sólo en el entorno laboral, también en el personal.

La falta de tiempo o la sensación de ello, causa muchos cuadros de estrés y ansiedad, males que abundan en nuestra sociedad actual y cuyas consecuencias se sufren sobre la salud física, mental y emocional.

La falta de tiempo o la mala gestión del tiempo de que disponemos influye negativamente en nuestro bienestar.

A lo largo del artículo vamos a aprender a diferenciar el tipo de tareas o actividades que realizamos con carácter habitual, independientemente de si se enmarcan en el terreno personal o profesional. Puedes aplicarlo al campo que necesites o a ambos.

Veremos:

1. Tareas urgentes frente a tareas importantes.
2. Soluciones eficientes y soluciones eficaces.
3. Tareas clave frente a tareas repetitivas.
4. Ladrones del tiempo.
5. Técnicas y hábitos saludables para gestionar el tiempo con eficacia.
6. Decálogo para la gestión del tiempo.

A final del artículo encontrarás las fuentes utilizadas en su redacción, algunas de las cuales son documentos en pdf que puedes descargar para ampliar información. Son realmente muy útiles.

Aprende a distinguir lo urgente de lo importante

Tareas urgentes

Las tareas urgentes son muchas veces tareas imprevistas. La urgencia está asociada al tiempo.

• Si dos tareas necesitan del mismo tiempo para su realización, la más urgente será la que tenga antes la fecha límite.
• Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente será la que lleve más tiempo hacer.

Las tareas urgentes requieren normalmente una solución eficiente.

Tareas importantes

Las tareas importantes normalmente suelen ser tareas conocidas con antelación. La importancia está asociada a las consecuencias.

• Conforme más graves sean las consecuencias de no hacer una tarea, más importante será ésta.
• La importancia de una tarea es independiente del volumen de trabajo o dificultad que requiera la tarea.

Las tareas importantes requieren una solución de calidad, es decir, una solución eficaz.

Stephen Covey, autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, describe un modelo de 4 cuadrantes para administrar el tiempo. De acuerdo a ese modelo, las tareas generan diferentes estados de ánimo y emocionales y afectan a nuestro bienestar conforme a la siguiente matriz del tiempo.

	Más urgente	Menos urgente
Más importante	Estado de crisis – Más estrés – Agotamiento – Fracaso – Disminución de rendimiento – Desmotivación	– Equilibrio – Disciplina – Eficacia – Desarrollo – Bienestar – Confianza – Motivación
Menos importante	– Relaciones frágiles – Desmotivación – Apatía – Ansiedad	– Irresponsabilidad – Fracaso – Pérdida de tiempo

Aprende a distinguir la eficacia de la eficiencia

La eficacia está relacionada con la consecución de objetivos.

• Consiste en hacer lo que hay que hacer.
• El eficaz se centra en el resultado: en que algo debe ser hecho con los menores recursos posibles.

La eficiencia está relacionada con el uso adecuado de los recursos.

• El eficiente hace muy bien lo que hace aunque puede realizar muy bien algo que debería haber realizado otra persona o que ni siquiera era necesario hacer.

Aprende a distinguir qué tareas son clave

Es necesario identificar las tareas o actividades que realizas habitualmente y dividirlas en Tareas clave y Tareas repetitivas, tal como sugiere Alberto Pena en el documento 7 ladrones del tiempo y 7 técnicas para combatirlos que puedes descargar al final del artículo y que te recomiendo hagas.

Tareas clave

Una gestión del tiempo eficaz pasa por tener claras las tareas o actividades clave, es decir, ésas cuya resolución influye directamente en la consecución de tus objetivos y que requieren un nivel de compromiso alto por tu parte.

Es importante tener claro cuáles son las tareas clave cada día o cada semana… para evitar que las tareas repetitivas te roben parte del tiempo necesario dedicarles. Y, además, para evitar que por no tener claramente identificada la importancia de su realización – en cuanto al objetivo perseguido y la entrega necesaria -, terminen convirtiéndose en tareas importantes y urgentes. Recuerda, esto se acerca al estado de crisis y ello supone más estrés, agotamiento, fracaso, disminución de rendimiento y desmotivación.

Tareas repetitivas

Muchas de las tareas que desarrollamos a lo largo de la jornada son tareas comunes, rutinarias, tareas que se repiten como parte del día a día. Y muchas veces el tiempo que invertimos en ellas es bastante superior del que les dedicaríamos si las tuviésemos bien identificadas.

Identificar este tipo de tareas repetivivas y necesarias te ayudará a asignar un tiempo fijo cada día (o cada semana…) para atenderlas y resolverlas de manera eficiente y eficaz. Al mismo tiempo, te servirá para identificar aquéllas que realizas pero de las que puedes prescindir para dedicar ese tiempo a las tareas clave.

Aprende a reconocer los ladrones del tiempo

Reconocer cuáles son los ladrones de tu tiempo te ayudará a eliminar todo lo que perjudique tu eficacia.

Un ladrón de tiempo es toda actividad, circunstancia o incluso persona, que interfiere en tu actividad y en la consecución de tus objetivos, robándote tiempo que ibas a invertir en realizar otra actividad o tarea (clave e importante).

Los ladrones de tiempo se pueden clasificar en tres grupos:

1. Los que se hayan en el entorno: correo, redes sociales, mensajería instantánea, internet, televisión, reuniones, ruidos, espacios de trabajo incómodos…
2. Los que producen otras personas: visitas, interrupciones, falta de puntualidad, llamadas de teléfono…
3. Los propios, es decir, los que produce uno mismo por improvisación, desorganización personal, desorden, falta de disciplina, constancia o voluntad, no saber decir NO, confusión en las prioridades, posponer, perfeccionismo…

También es importante identificar cuáles de estos u otros ladrones de tiempo son los que interfieren en tu quehacer diario, cuáles son los más frecuentes, cuáles los que más tiempo te roban… y eso pasa por hacer un registro durante un tiempo para poder actuar sobre ellos y mejorar la gestión del tiempo.

Lo que no se define, no se puede medir.
Lo que no se mide, no se puede mejorar.
Lo que no se mejora, se degrada siempre.

Técnicas y hábitos saludables para gestionar el tiempo con eficacia

Una vez que tenemos identificados los ladrones de nuestro tiempo, las tareas importantes y las urgentes, las tareas clave y las repetitivas, ya podemos tomar acción.

1. La clave está en priorizar lo más importante

Para tener un verdadero control de nuestro tiempo, es fundamental priorizar las tareas o actividades importantes y hacer una buena planificación en la que dejar un hueco para posibles imprevistos (si no los hay, podrás aprovechar ese tiempo para tareas pendientes).

Establecer prioridades ayuda a gestionar el tiempo de forma adecuada, liberándote de estrés y aportándote bienestar por que ello:

• Te garantiza que trabajas en lo más importante.
• Te facilita la concentración en una tarea cada vez.
• Te facilita la consecución de objetivos.
• Te ayuda a manejar las urgencias.
• Te permite delegar conforme a las prioridades establecidas según la importancia y la urgencia.

Llegado este punto, está claro que las tareas a priorizar serán las importantes, las tareas clave, teniendo en cuenta que no conviene permitir que una tarea importante se convierta en urgente.

2. Planificación y programación de tareas

Será necesario invertir un tiempo en planificar y programar qué tareas vamos a desarrollar y cuándo a lo largo del día siguiente, la semana… siempre de forma realista en cuanto a la asignación de tiempos, dejando espacio para posibles imprevistos y teniendo en cuenta los objetivos perseguidos.

Trabajar de forma planificada te servirá para centrarte en un tema cada vez. Los hábitos multitarea no son buenos para gestionar el tiempo de manera eficaz porque:

• Trabajas a un ritmo menor.
• Incrementas el riesgo de cometer errores.
• Te distraes con más facilidad.
• Genera estrés y ansiedad.

Aprende a presupuestar bien el tiempo

Si te resulta difícil asignar un tiempo estimado para las tareas, te recomiendo que durante unas semanas vayas tomando nota del tiempo que inviertes en realizarlas. De este modo obtendrás datos fiables y realistas en los que basarte a la hora de estimar los tiempos para tu planificación y programación.

➡ Ten en cuenta que hacer un mal cálculo del tiempo supone una sobrecarga en la agenda de tareas y actividades.

3. Empieza a delegar y/o a pedir ayuda

Tanto si se trata de algo profesional como si se trata de algo personal, saber qué delegar o para qué pedir ayuda es fundamental.

➡ Toma nota: si no es importante y tampoco es urgente, posiblemente puedas delegar esa tarea. E incluso aún siendo urgente, si no es importante, deberías delegarlo en la medida de lo posible.

Las actividades repetitivas y que no sean creativas (fregar los cacharros, ordenar la habitación o las carpetas de la oficina…) y trabajos únicos y poco frecuentes (como organizar un viaje o comprar un ordenador nuevo) son tareas susceptibles de ser delegadas.

➡ Pregúntate por un momento qué pasaría si mañana te pusieras enfermo. ¿De verdad que no habría nadie que pudiera realizar esas tareas?

4. Aprende a decir NO

En muchas ocasiones no saber decir NO supone una sobrecarga de tareas que no podemos asumir si queremos realizarlas de manera eficiente y sin que ello interfiera en las tareas que ya tenemos planificadas y que son importantes para nosotros y nuestros objetivos.

➡ Si tienes problemas para decir NO, tal vez debas aprender a reconocer cuáles son tus derechos asertivos y empezar a actuar en consecuencia.

5. No pospongas lo que has planificado

¿Conoces la Ley de Parkinson? Dice que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine».

Si has planificado un tiempo para una tarea, céntrate en hacerlo conforme a lo previsto. Posponer supone que vas a tener que replanificar tu agenda otra vez.

Si una tarea es demasiado amplia o tediosa, planifícala dividiéndola en subtareas y termina cada una de ellas de acuerdo con tu programación. Si tienes que preparar un informe, puedes dividir el trabajo en recopilación de datos, redacción de textos, diseño de gráficos y elaboración de presentación final, por ejemplo. O si tienes una pila de plancha impresionante, puedes hacer montones en función del tipo de prendas e ir cubriendo pequeños objetivos hasta llegar a la meta.

➡ Ten en cuenta que las tareas pendientes, las no realizadas, pueden llegar a cansar más que las hechas.

Decálogo para la gestión del tiempo

Gestionar el tiempo de manera eficaz es hoy más que nunca una cuestión de salud y bienestar. ¿Estás de acuerdo?

Fuentes y más información

• La diferencia entre lo urgente y lo importante
• ? Habilidades para la gestión y organización del tiempo
• ? Gestión eficaz del tiempo
• ? Gestión del tiempo personal
• ? 7 ladrones del tiempo y 7 técnicas para combatirlos
• ? Organización del tiempo

Imagen Collage de reloj y calendario de Shutterstock